Espacios de Trabajo para Equipos Ágiles

Este es un tema recurrente con muchas organizaciones a las que ayudo. Como el foco principal del paradigma ágil es la colaboración, muchas veces llega un momento en que ellos notan que sus espacio de trabajo no son ideales para lo que intentan lograr.

 

Espacios frágiles

Los espacios de trabajo más nocivos que me encuentro suelen incluir desde cubículos hasta oficinas individuales a puerta cerrada. Y aclaro que he trabajado en lugares así, aunque nunca fue mi preferencia. Durante un tiempo -hace muchos años- me tocó una oficina privada, alejada por un pasillo largo del equipo que me tocaba liderar. Al principio me sentí inocentemente importante, pero pronto me di cuenta de que esa distancia no nos beneficiaba en nada.

Algunas variantes de los cubículos son los espacios semi-abiertos con escritorios con divisiones más bajas, que permiten verle los ojos a la persona de enfrente, aunque no alientan una colaboración más allá e una pregunta o conversación esporádica.

Y no sólo los espacios físicos generan fricción. Muchos espacios virtuales también lo son. Muchas de las llamadas "herramientas de colaboración" me resultan consistentemente un impedimento a la conversación cara a cara. A riesgo de controversia, no he visto nunca un equipo que mejore su comunicación (pero si montones que definitivamente empeoraron) por usar Jira, Sharepoint u otras monstruosidades que están más diseñadas para calmar al management que para que la gente se auto-organice.

 

Espacios con "Onda Ágil"

Muchas organizaciones, al sentir que la gente se entusiasma con la agilidad, quieren crear lugares atractivos para atraer talento que espera determinadas características laborales que no son tan fáciles de transmitir a simple vista. Así que recurren al folklore y no muy extrañamente, atraen a los estereotipos a los que se dirigen, lo que no siempre da resultado.

Clásicos de ese estilo son las metegoles (o futbolines, según la región), las paredes ploteadas con íconos y slogans sobre creatividad, innovación y talento, aunque frecuentemente esos y otros valores están en las paredes pero no se sienten en el día a día. En algunos extremos (que creo bien intencionados) se ven exaltaciones a los super-héroes, los rock-stars o ninjas. Como si colaborar fuese tratar de ir solo contra todo, inmolándose por alguna causa esquiva.

 

¿Espacios realmente ágiles?

Mis consejos para quienes quieren realmente generar un ambiente de colaboración y dinamismo van siempre en el mismo sentido: empezar por no definir todo, sino dejar lo máximo posible a criterio de los equipos que usarán el lugar.

Para eso, realmente suele ser preferible contar con espacios abiertos, pero como pueden ser ruidosos, se puede recurrir a elementos que la gente pueda usar para crear sub-espacios flexibles y reconfigurables.

Algunos de los elementos que prefiero (por experiencia, como materia mínima para que los equipos decidan después):

• Mesas pequeñas, con patas no intrusivas, donde al menos se pueda trabajar de a dos. O livianas o con rueditas.
  
  
• Tomas de corriente a granel, sobre las paredes. Y que los equipos puedan poner sus (inevitables) extensiones por donde quieran. Si los cables se tornan molestos o peligrosos, ellos deberían encontrar la mejor solución, no un "arquitecto".
  
  
• Pizarras o bastidores fáciles de mover (con rueditas o livianos) pueden servir como separadores, aislantes acústicos y también como soporte para radiadores visuales.
  
  
• Paredes libres (también pueden ser ventanas o paneles de vidrio), sin inscripciones, emblemas ni slogans previos. El uso de las paredes para pegar tableros, indicadores, información necesaria para el equipo, es vital para la comunicación osmótica. Los pizarrones de diferente tipo, sobre todo si son móviles, son un buen recurso para discusiones y diagramas efímeros.
  
  
• Buenas sillas. Pensando que los trabajadores del conocimiento usamos sobre todos nuestro cerebro y nuestro trasero, tener buenas sillas (de nuevo, móviles) es una excelente inversión para cuidar la salud y comodidad de los equipos.

Sobre todo, si queremos promover un ambiente de autonomía y creatividad, demos los elementos básicos y dejemos que los equipos se apropien. Lo que no significa dejarlos a la deriva. Se puede explícitamente pedirles que determinen un plan, tal vez con un presupuesto básico y posibles extensiones iterativas.

Varias veces vi que se diseñan espacios incluyendo áreas de "esparcimiento" para los equipos, donde se incluyen equipos de videojuegos, mesas de ping-pong o instrumentos musicales. Pero este nuevamente es per-determinar qué es lo que ellos querrán, en lugar de preguntarles. Tal vez terminen poniendo la consola de juegos, pero ellos elegirán cuál prefieren y cómo instalarla. O tal vez prefieran otra cosa, como un espacio para cocinar o para hacer yoga.

En definitiva, al pensar espacios ágiles, tenemos que mantener sus principios: flexibilidad, transparencia, diversidad.

Si alguno tiene interés en compartir los espacios que generaron, pueden mandarme fotos, y veo cómo compartirlas.