Incepción Ágil: delimitando el alcance

La siguiente actividad en la Incepción es relativamente sencilla de realizar, pero suele generar más discusiones fundamentales, y tiene que ver con limitar ciertas decisiones respecto al alcance.

Como siempre, dividimos en grupos a los participantes, y en cada grupo generamos una lista de características ordenadas en tres grupos:

• Las cosas que definitivamente queremos dentro del alcance
• Las que estamos de acuerdo que quedan fuera
• Las cosas que no podemos decidir (al menos por ahora)

Como siempre, al presentar los resultados parciales de cada equipo aparecerán inconsistencias que resolver.

En general prefiero ir anotando los puntos de conflicto, en lugar de discutirlos en el momento, y seguir avanzando en la comparación. Una vez que comparamos todos los resultados, podemos recorrer la lista de los conflictos y tratar de zanjarlos.

Usualmente algunos de los puntos "indefinidos" para un grupo se logran definir por si o por no entre el resto, pero siempre pueden quedar algunos que específicamente quedarán a profundizar una vez que el proyecto arranque realmente. Lo bueno es que están identificados.

La lista resultante nos sirve de input para poder comenzar a construir el backlog cuando el proyecto comience, y la lista de las cosas que están fuera de alcance nos servirá a lo largo del proyecto como filtro de alerta cuando se quieran agregar cosas al backlog. Por supuesto, no implica un rechazo automático, pero si debería plantearse siempre una discusión al respecto.

Incepción Ágil: manos en la masa

Continuando con nuestra Incepción, en esta actividad vamos a ir más allá de la visión reducida del paso anterior, el Elevator Pitch, y comprobarlo usando una metáfora un poco más arriesgada, pero también mucho más divertida.

Usualmente para esta actividad consigo cajas en blanco, o cajas de un tamaño razonable (desde cereales hasta cajas de zapatos) y las cubro con papel blanco.

Nuevamente generamos grupos de trabajo (que idealmente pueden ir variando entre actividades para maximizar los cruces de opiniones) y le damos a cada uno una caja en blanco, marcadores y lápices de colores, papeles o post-its de colores, cintas, pegamento y otros materiales que sirvan para trabajar. Mis amigos Alan y Ariel suelen darle a la gente pegatinas o stickers con estrellas, animales, letras o cualquier otra cosa que puedan usar.

¿Cuál es el desafío?

Diseñar una caja que represente el proyecto que estamos encarando, como si fuese un producto de supermercado. La caja deberá ser atractiva, destacar las características principales sin apabullarnos, detallar en algún lado los componentes o características en más detalle, y más.

Entre otras cosas, usualmente este ejercicio hace que los equipos pongan un nombre al proyecto/producto, si no lo tiene.

Y es importante destacar que hacemos este ejercicio con portales web, sistemas de seguros, de salud, campañas de marketing, proyectos urbanos y montones de cosas que nada tienen que ver con un producto de consumo de masivo que se vende en caja. Estamos jugando con una metáfora.

¿Para que sirve, entonces? 

Desde mi punto de vista, como muchos de estos ejercicios, nos sacan de nuestra zona de comfort y nos exigen conceptualizar a un nivel diferente del que estamos acostumbrados, desatando más nuestra creatividad. A veces, la exageración aporta más visibilidad a ciertos temas y facilita la discusión.

Por otro lado, el hecho de trabajar en esta etapa temprana en una actividad muy manual, donde todos dibujan, recortan y pegan papeles, lleva a los grupos a un nivel de diversión y colaboración que cambia el tono de la reunión, reduciendo fronteras jerárquicas y de especialidades.

Al terminar sus cajas, como siempre dentro de un timebox (de 15 a 20 minutos), los equipos hacen una recorrida mirando las de los demás, y pueden votar por la más significativa, o dedicarle un rato a producir una con una versión conjunta.

Uno de los secretos de esta actividad es la cantidad de risas y entusiasmo que se genera. Es común que algunos grupos terminen trabajando en el suelo, o que se atrevan a utilizar el humor mucho más allá de otros espacios más formales.

Resultados a largo plazo

Aunque esta actividad parece tan inocente y lúdica, suele ser una de las que tiene enormes efectos a largo plazo.

Como facilitador, muchas veces no lo comento en el momento, pero lo verifico y aprovecho si tengo participación en el proyecto a largo plazo. Alguno efectos interesantes son:

• El nombre que inventan a veces para la caja se convierte en el nombre de código del proyecto. Así, por ejemplo, proyectos como el "nuevo servicio de atención para reclamos de siniestros", termina llamándose "Venecia" (por ejemplo).
• Una o varias de las cajas perduran y terminan colgadas o pegadas en el espacio del equipo. He escuchado comentarios de miembros del equipo explicándole a otra persona, con entusiasmo, por ejemplo: "¡y este dibujo de aquí lo hizo González, el Gerente de Canales!". Conexión del equipo con el negocio: altísima.
  
  
• Es común que los miembros de los equipos, al estar mezclados, hayan generado un lazo diferente en ese lapso tan breve, que les permite comunicarse entre ellos mucho más fácilmente durante el proyecto, porque comparten desde entonces un objetivo común que quedó plasmado en ensuciase juntos los dedos. 

 

Incepción Ágil: Visión de alto nivel

En el segundo paso de nuestra Incepción de Proyectos vamos a tratar de condensar la visión de cómo resolver el problema que nos convocó a muy alto nivel, pero entrando en algunos primeros detalles que podamos discutir abiertamente, y nos sirvan para seguir la conversación.

El "Elevator Pitch" es un término que viene del mundo del marketing de los años 60~70, y la idea es tener un argumento tan bien preparado y condensado, que pueda usarse para "vender" una idea a alguien al encontrarlo en el ascensor, aprovechando el escaso tiempo de un piso al otro.

Aunque es probable que en el caso de nuestro proyecto no necesitemos "vender" la idea más allá del grupo de la Incepción (o si, aún más tarde, cuando queremos enrolar a alguien más en el proyecto), utilizamos su estructura porque destaca una serie de elementos que nos resultan útiles discutir.

Nuevamente, es tarea del facilitador dividir a la audiencia en grupos de tres o cuatro personas, con papel y lápiz, para crear diferentes versiones del "Elevator Pitch" dentro de un time box de 5~10 minutos, que después presentaremos y discutiremos entre todos.

Una ayuda es mostrar un modelo posible, sobre todo para resaltar los componentes que buscamos incluir:

Para [ cliente | público ]
que tiene [ necesidad | oportunidad ]
[ nombre producto ] es un [ tipo de producto ]
que [ beneficio | razón de compra] 
A diferencia de [ principal competidor | alternativa ]
nuestro producto [ diferencial competitivo ]

Como se ve, todavía tiene muchos elementos de marketing, pero los elementos están ahí. Si se trata de un proyecto de desarrollo, podemos pensar quién es nuestra audiencia principal, su necesidad, que categoría de solución vamos a darle, cuál será el principal beneficio, cómo se diferencia de lo que se utiliza actualmente o alternativas que ya existan en el mercado, y así.

Suelo resaltar que no queremos listas de características.Es importante que podamos leer el resultado en 20 a 30 segundos. Los detalles vendrán después. Queremos por ahora sólo lo más importante.

Esta actividad finaliza con la discusión abierta y una reelaboración de la que obtenemos una sola frase consolidada, o unas pocas alternativas principales.

Dejo nuevamente un ejemplo pequeño del taller en al Tech Meetup de Montevideo.

Incepción Ágil: foco

La primer actividad que realizo en un taller de Incepción es una ronda en la cada uno se presenta y comenta para qué cree que está en el taller.

Como en general, el facilitador debería mantener el timebox, es decir, aclarar que cada uno tiene un tiempo acotado (en este caso podría ser uno o dos minutos por persona), y tratar de ser claro en lo que esperamos de cada participante, por ejemplo:

• Nuestro nombre y perfil (rol, área ó especialidad)
• Quién nos convocó
• Lo que creemos que podemos aportar en esta reunión

Al terminar la ronda, podemos hacer que cada uno escriba brevemente en un post-it cuál cree que es el objetivo principal de la Incepción: ¿qué problema queremos resolver?

Nuevamente ponemos un timebox de 2 a 3 minutos, y después pegamos todo en una hoja, agrupamos los que son iguales o similares, y discutimos brevemente las ideas que son muy disimiles.

El objetivo central es que lleguemos a tener claro entre todos el problema que queremos resolver, sin que nadie venga y "se lo comunique" al resto. Queremos que surjan las inconsistencias o diferencias de nivel de abstracción que haya entre los asistentes.

Otro tema importante: si entre la ronda y la definición final del foco descubrimos que alguno de los participantes probablemente no tenga mucho que aportar, ni le podamos aportar el resto, lo liberamos, agradeciéndole haber venido, y manteniendo un contacto por si descubriésemos que hay algún tema puntual para consultarle. Esto es algo que debe manejar el facilitador para que suceda sin conflictos. No queremos que nadie sienta que su participación "no tiene valor" per se, pero tampoco queremos que haya asistentes que no estén realmente involucrados con el foco de esta Incepción.

Incepción Ágil: ¿a los backlogs los trae la cigüeña?

Tanto en el caso de Scrum como XP u otros frameworks ágiles, nos basamos en una lista priorizada de items a implementar. El nombre más común para esta lista es el que se usa en Scrum, que es Product Backlog, o Backlog a secas.

Sacando de lado que los items del Backlog sean historias de usuario, casos de uso, o un híbrido de cualquier tipo, usualmente no está claramente detallado de dónde sale al menos la versión inicial que luego irá evolucionando a través de las iteraciones.

Por otro lado, siempre aparece la duda de cómo podemos hacer dentro del paradigma ágil para mantener la flexibilidad y postergar todo lo posible las decisiones duras respecto al producto, aprovechando a nuestro favor el aprendizaje continuo, pero sin perder de vista la visión general o el objetivo al que queremos llegar.

Una de las prácticas más populares en los últimos años en la comunidad ágil para generar esta visión común y comenzar a definir el backlog, es la Incepción Ágil, documentada inicialmente por Jonathan Rasmusson, alias Agile Warrior, en su libro The Agile Samurai y en su blog.

En este post inicio una serie en la que voy a intentar recorrer cada una de las 10 actividades que yo realizo al facilitar esta actividad, describiendo la manera en que yo (particularmente, y posiblemente a diferencia de otra gente) los oriento, y qué es lo que trato de generar.

¿Cuándo y cómo se realiza una Incepción Ágil?

Para empezar, el formato que recomiendo para esto es el de un taller colaborativo, y el foco es que estén presentes (y en un mismo lugar físico) todas las personas fuertemente involucradas en el problema a discutir (ya que tal vez no esté claro si se convertirá en un proyecto, varios, o nada). 

Lo ideal es lograr un buen nivel de compromiso desde los patrocinadores principales del proyecto potencial, o las personas que tienen responsabilidad sobre el problema que queremos resolver. Esto es importante para poder convocar también a la gente que conoce el problema (tal vez desde un punto más operativo), otros relacionados fuertemente (sectores o áreas relacionadas) o los que estarán potencialmente involucrados en la implementación o soporte (por ejemplo, gente de tecnología, desarrollo, diseño).

Por otro lado, suele ser clave el rol del facilitador del taller, que debe entender bien el formato general y las actividades individuales, poder moderar discusiones que se desborden, mantener el ritmo de la reunión, asistir las necesidades de los equipos, y otras tareas generales. En organizaciones donde ya hay gente que actúa como Scrum Master o Coach ágil, ellos suelen ser los más indicados. Pero también se puede contar con algún entusiasta que idealmente haya participado en una Incepción previa.

La duración también depende del nivel de importancia del proyecto/problema que vamos a tratar. Puede variar entre medio día y dos días completos.

En la práctica he facilitado Incepciones desde medio día con menos de 10 personas, hasta un día y medio con casi 20. No hay una regla muy específica a aplicar, y creo que cada organización y contexto debe encontrar su punto. Yo prefiero reservar más tiempo del esperado, y terminar antes, a quedarse "corto" y que los participantes se dispersen sin haber terminado.

El estilo de la reunión

Algo que para mi es fundamental es el estilo que le damos a este evento. Yo prefiero contar con un espacio abierto para poder moverse, algunas mesas para trabajar en grupos de 4 o 5 personas, y sobre todo muchas paredes para poder ir pegando resultados de las actividades. La mayor parte del tiempo lo que se va generando son  láminas con diferentes visiones del problema/proyecto, usando colores, tijeras, materiales varios, y en general un tipo entrañables livianos, poco formales, y que requieren trabajo manual.

Parte del secreto es que al trabajar con las manos y haciendo dibujos o armando cosas con las manos, generamos un ambiente en el que las jerarquías tienden a borrarse, generando mayor participación y una discusión más abierta, que al contrario de la formalidad excesiva, tiende a sacar a la luz mucho más fácil, pero sin tanto riesgo, montones de temas críticos.

Quedan debajo un par de fotos de un taller en el que practicamos esta técnica en el reciente Tech Meetup en Montevideo, para que tengan una idea del tipo de cosas que tenemos al terminar (teniendo en cuenta que en esta caso trabajamos sobre un proyecto ficticio, y en un tiempo acotado de 90 minutos).

Para los que quieran seguir la serie de artículos, todos los artículos están bajo el tag inception, o pueden utilizar esta guía:

1. ¿Para qué estamos acá?
2. Elevator Pitch
3. Vision Box
4. Qué si, qué no
5. La comunidad
6. La solución
7. Los miedos
8. Tamaño
9. Trade-Off
10. ¿Cuánto cuesta?