Incepción Ágil: manos en la masa

Continuando con nuestra Incepción, en esta actividad vamos a ir más allá de la visión reducida del paso anterior, el Elevator Pitch, y comprobarlo usando una metáfora un poco más arriesgada, pero también mucho más divertida.

Usualmente para esta actividad consigo cajas en blanco, o cajas de un tamaño razonable (desde cereales hasta cajas de zapatos) y las cubro con papel blanco.

Nuevamente generamos grupos de trabajo (que idealmente pueden ir variando entre actividades para maximizar los cruces de opiniones) y le damos a cada uno una caja en blanco, marcadores y lápices de colores, papeles o post-its de colores, cintas, pegamento y otros materiales que sirvan para trabajar. Mis amigos Alan y Ariel suelen darle a la gente pegatinas o stickers con estrellas, animales, letras o cualquier otra cosa que puedan usar.

¿Cuál es el desafío?

Diseñar una caja que represente el proyecto que estamos encarando, como si fuese un producto de supermercado. La caja deberá ser atractiva, destacar las características principales sin apabullarnos, detallar en algún lado los componentes o características en más detalle, y más.

Entre otras cosas, usualmente este ejercicio hace que los equipos pongan un nombre al proyecto/producto, si no lo tiene.

Y es importante destacar que hacemos este ejercicio con portales web, sistemas de seguros, de salud, campañas de marketing, proyectos urbanos y montones de cosas que nada tienen que ver con un producto de consumo de masivo que se vende en caja. Estamos jugando con una metáfora.

¿Para que sirve, entonces? 

Desde mi punto de vista, como muchos de estos ejercicios, nos sacan de nuestra zona de comfort y nos exigen conceptualizar a un nivel diferente del que estamos acostumbrados, desatando más nuestra creatividad. A veces, la exageración aporta más visibilidad a ciertos temas y facilita la discusión.

Por otro lado, el hecho de trabajar en esta etapa temprana en una actividad muy manual, donde todos dibujan, recortan y pegan papeles, lleva a los grupos a un nivel de diversión y colaboración que cambia el tono de la reunión, reduciendo fronteras jerárquicas y de especialidades.

Al terminar sus cajas, como siempre dentro de un timebox (de 15 a 20 minutos), los equipos hacen una recorrida mirando las de los demás, y pueden votar por la más significativa, o dedicarle un rato a producir una con una versión conjunta.

Uno de los secretos de esta actividad es la cantidad de risas y entusiasmo que se genera. Es común que algunos grupos terminen trabajando en el suelo, o que se atrevan a utilizar el humor mucho más allá de otros espacios más formales.

Resultados a largo plazo

Aunque esta actividad parece tan inocente y lúdica, suele ser una de las que tiene enormes efectos a largo plazo.

Como facilitador, muchas veces no lo comento en el momento, pero lo verifico y aprovecho si tengo participación en el proyecto a largo plazo. Alguno efectos interesantes son:

• El nombre que inventan a veces para la caja se convierte en el nombre de código del proyecto. Así, por ejemplo, proyectos como el "nuevo servicio de atención para reclamos de siniestros", termina llamándose "Venecia" (por ejemplo).
• Una o varias de las cajas perduran y terminan colgadas o pegadas en el espacio del equipo. He escuchado comentarios de miembros del equipo explicándole a otra persona, con entusiasmo, por ejemplo: "¡y este dibujo de aquí lo hizo González, el Gerente de Canales!". Conexión del equipo con el negocio: altísima.
  
  
• Es común que los miembros de los equipos, al estar mezclados, hayan generado un lazo diferente en ese lapso tan breve, que les permite comunicarse entre ellos mucho más fácilmente durante el proyecto, porque comparten desde entonces un objetivo común que quedó plasmado en ensuciase juntos los dedos. 

 

Incepción Ágil: Visión de alto nivel

En el segundo paso de nuestra Incepción de Proyectos vamos a tratar de condensar la visión de cómo resolver el problema que nos convocó a muy alto nivel, pero entrando en algunos primeros detalles que podamos discutir abiertamente, y nos sirvan para seguir la conversación.

El "Elevator Pitch" es un término que viene del mundo del marketing de los años 60~70, y la idea es tener un argumento tan bien preparado y condensado, que pueda usarse para "vender" una idea a alguien al encontrarlo en el ascensor, aprovechando el escaso tiempo de un piso al otro.

Aunque es probable que en el caso de nuestro proyecto no necesitemos "vender" la idea más allá del grupo de la Incepción (o si, aún más tarde, cuando queremos enrolar a alguien más en el proyecto), utilizamos su estructura porque destaca una serie de elementos que nos resultan útiles discutir.

Nuevamente, es tarea del facilitador dividir a la audiencia en grupos de tres o cuatro personas, con papel y lápiz, para crear diferentes versiones del "Elevator Pitch" dentro de un time box de 5~10 minutos, que después presentaremos y discutiremos entre todos.

Una ayuda es mostrar un modelo posible, sobre todo para resaltar los componentes que buscamos incluir:

Para [ cliente | público ]
que tiene [ necesidad | oportunidad ]
[ nombre producto ] es un [ tipo de producto ]
que [ beneficio | razón de compra] 
A diferencia de [ principal competidor | alternativa ]
nuestro producto [ diferencial competitivo ]

Como se ve, todavía tiene muchos elementos de marketing, pero los elementos están ahí. Si se trata de un proyecto de desarrollo, podemos pensar quién es nuestra audiencia principal, su necesidad, que categoría de solución vamos a darle, cuál será el principal beneficio, cómo se diferencia de lo que se utiliza actualmente o alternativas que ya existan en el mercado, y así.

Suelo resaltar que no queremos listas de características.Es importante que podamos leer el resultado en 20 a 30 segundos. Los detalles vendrán después. Queremos por ahora sólo lo más importante.

Esta actividad finaliza con la discusión abierta y una reelaboración de la que obtenemos una sola frase consolidada, o unas pocas alternativas principales.

Dejo nuevamente un ejemplo pequeño del taller en al Tech Meetup de Montevideo.

Incepción Ágil: foco

La primer actividad que realizo en un taller de Incepción es una ronda en la cada uno se presenta y comenta para qué cree que está en el taller.

Como en general, el facilitador debería mantener el timebox, es decir, aclarar que cada uno tiene un tiempo acotado (en este caso podría ser uno o dos minutos por persona), y tratar de ser claro en lo que esperamos de cada participante, por ejemplo:

• Nuestro nombre y perfil (rol, área ó especialidad)
• Quién nos convocó
• Lo que creemos que podemos aportar en esta reunión

Al terminar la ronda, podemos hacer que cada uno escriba brevemente en un post-it cuál cree que es el objetivo principal de la Incepción: ¿qué problema queremos resolver?

Nuevamente ponemos un timebox de 2 a 3 minutos, y después pegamos todo en una hoja, agrupamos los que son iguales o similares, y discutimos brevemente las ideas que son muy disimiles.

El objetivo central es que lleguemos a tener claro entre todos el problema que queremos resolver, sin que nadie venga y "se lo comunique" al resto. Queremos que surjan las inconsistencias o diferencias de nivel de abstracción que haya entre los asistentes.

Otro tema importante: si entre la ronda y la definición final del foco descubrimos que alguno de los participantes probablemente no tenga mucho que aportar, ni le podamos aportar el resto, lo liberamos, agradeciéndole haber venido, y manteniendo un contacto por si descubriésemos que hay algún tema puntual para consultarle. Esto es algo que debe manejar el facilitador para que suceda sin conflictos. No queremos que nadie sienta que su participación "no tiene valor" per se, pero tampoco queremos que haya asistentes que no estén realmente involucrados con el foco de esta Incepción.

Incepción Ágil: ¿a los backlogs los trae la cigüeña?

Tanto en el caso de Scrum como XP u otros frameworks ágiles, nos basamos en una lista priorizada de items a implementar. El nombre más común para esta lista es el que se usa en Scrum, que es Product Backlog, o Backlog a secas.

Sacando de lado que los items del Backlog sean historias de usuario, casos de uso, o un híbrido de cualquier tipo, usualmente no está claramente detallado de dónde sale al menos la versión inicial que luego irá evolucionando a través de las iteraciones.

Por otro lado, siempre aparece la duda de cómo podemos hacer dentro del paradigma ágil para mantener la flexibilidad y postergar todo lo posible las decisiones duras respecto al producto, aprovechando a nuestro favor el aprendizaje continuo, pero sin perder de vista la visión general o el objetivo al que queremos llegar.

Una de las prácticas más populares en los últimos años en la comunidad ágil para generar esta visión común y comenzar a definir el backlog, es la Incepción Ágil, documentada inicialmente por Jonathan Rasmusson, alias Agile Warrior, en su libro The Agile Samurai y en su blog.

En este post inicio una serie en la que voy a intentar recorrer cada una de las 10 actividades que yo realizo al facilitar esta actividad, describiendo la manera en que yo (particularmente, y posiblemente a diferencia de otra gente) los oriento, y qué es lo que trato de generar.

¿Cuándo y cómo se realiza una Incepción Ágil?

Para empezar, el formato que recomiendo para esto es el de un taller colaborativo, y el foco es que estén presentes (y en un mismo lugar físico) todas las personas fuertemente involucradas en el problema a discutir (ya que tal vez no esté claro si se convertirá en un proyecto, varios, o nada). 

Lo ideal es lograr un buen nivel de compromiso desde los patrocinadores principales del proyecto potencial, o las personas que tienen responsabilidad sobre el problema que queremos resolver. Esto es importante para poder convocar también a la gente que conoce el problema (tal vez desde un punto más operativo), otros relacionados fuertemente (sectores o áreas relacionadas) o los que estarán potencialmente involucrados en la implementación o soporte (por ejemplo, gente de tecnología, desarrollo, diseño).

Por otro lado, suele ser clave el rol del facilitador del taller, que debe entender bien el formato general y las actividades individuales, poder moderar discusiones que se desborden, mantener el ritmo de la reunión, asistir las necesidades de los equipos, y otras tareas generales. En organizaciones donde ya hay gente que actúa como Scrum Master o Coach ágil, ellos suelen ser los más indicados. Pero también se puede contar con algún entusiasta que idealmente haya participado en una Incepción previa.

La duración también depende del nivel de importancia del proyecto/problema que vamos a tratar. Puede variar entre medio día y dos días completos.

En la práctica he facilitado Incepciones desde medio día con menos de 10 personas, hasta un día y medio con casi 20. No hay una regla muy específica a aplicar, y creo que cada organización y contexto debe encontrar su punto. Yo prefiero reservar más tiempo del esperado, y terminar antes, a quedarse "corto" y que los participantes se dispersen sin haber terminado.

El estilo de la reunión

Algo que para mi es fundamental es el estilo que le damos a este evento. Yo prefiero contar con un espacio abierto para poder moverse, algunas mesas para trabajar en grupos de 4 o 5 personas, y sobre todo muchas paredes para poder ir pegando resultados de las actividades. La mayor parte del tiempo lo que se va generando son  láminas con diferentes visiones del problema/proyecto, usando colores, tijeras, materiales varios, y en general un tipo entrañables livianos, poco formales, y que requieren trabajo manual.

Parte del secreto es que al trabajar con las manos y haciendo dibujos o armando cosas con las manos, generamos un ambiente en el que las jerarquías tienden a borrarse, generando mayor participación y una discusión más abierta, que al contrario de la formalidad excesiva, tiende a sacar a la luz mucho más fácil, pero sin tanto riesgo, montones de temas críticos.

Quedan debajo un par de fotos de un taller en el que practicamos esta técnica en el reciente Tech Meetup en Montevideo, para que tengan una idea del tipo de cosas que tenemos al terminar (teniendo en cuenta que en esta caso trabajamos sobre un proyecto ficticio, y en un tiempo acotado de 90 minutos).

Para los que quieran seguir la serie de artículos, todos los artículos están bajo el tag inception, o pueden utilizar esta guía:

1. ¿Para qué estamos acá?
2. Elevator Pitch
3. Vision Box
4. Qué si, qué no
5. La comunidad
6. La solución
7. Los miedos
8. Tamaño
9. Trade-Off
10. ¿Cuánto cuesta?

 

Ficciones y Realidades, aumentadas o virtuales (+ video)

En 1992, Neil Stephenson publicaba su novela “Snow Crash”. En la historia, parte del movimiento literario de esa época conocido como Cyberpunk, Stephenson imaginaba un entorno virtual al que los usuarios se conectaban y en el que adoptaban un personaje, o “avatar” con características particulares, como un alter ego virtual. Aunque hay algún antecedente del uso de la palabra “avatar” para un concepto similar, esta novela fue la que lo popularizó y trajo hasta nuestros días. No fue su única influencia: el creador del célebre Doom reconoce este libro como influencia directa, y algunas plataformas como Second Life o similares están sumamente basadas en esa obra.

La principal diferencia entre la manera de “entrar” en el multiverso de Snowcrash, al igual que en otras ficciones de esa época, es que la interfaz no era, como en las aplicaciones que usamos, a través de un teclado y un monitor convencional, sino que se imaginaban cascos, guantes y hasta trajes de realidad virtual, que brindaban una experiencia totalmente inmersiva y en primera persona.

 

Pasaron diez años y pico para que en 2003 Cory Doctorow publicara su primera novela, “Down and Out in the Magic Kingdom”, en que imaginaba nuestra sociedad adaptada al uso de dispositivos auxiliares incorporados a nuestro cuerpo, de modo que estuviésemos conectados permanentemente con nuestros amigos o grupos especiales de personas cuando querramos, y que nuestra visión se complementase con datos relevantes sobre las personas, lugares o situaciones que estamos presenciando, nuevamente, en una experiencia totalmente integrada. Cory es un gran defensor de las licencias abiertas y esta novela, como todo lo que hace, puede descargarse gratis de su sitio, sin alguien está interesado (yo la recomiendo especialmente).

Saltando otro poco más de diez años, la realidad aumentada ya es algo a lo que nos estamos acostumbrando, en pequeñas dosis, y tal vez con grandes espacios de mejora, pero ya todos conocemos o usamos aplicaciones que nos permiten que nuestro celular “reconozca” ciertos objetos o imagenes y nos de información adicional, o reconozca el tema que estamos escuchando en la radio y nos muestre la letra. Y obviamente tenemos al menos cerca muchísima información disponible sobre rutas, personas, el clima y demás en nuestros dispositivos. Y es el principio, porque ya están llegando desde relojes más inteligentes a dispositivos “usables” como Google Glass, que nos acercarán a esa experiencia de disponer los datos adicionales sin mirar a otro lado, sino como parte de nuestra visión general.

Y así como la realidad aumentada creció lentamente, la realidad virtual está regresando, después de unos 20 años en suspenso. De la mano de procesadores y sensores más rápidos, dispositivos como “Oculus Rift” están finalmente resolviendo los problemas que detuvieron el avance de esas experiencias virtuales inmersivas. Este producto, que está todavía en etapa de prototipo para desarrolladores de juegos, ya tiene muchisimo soporte de los principales productores de la industria, y está por salir al mercado, cuando haya cantidad de software generado, y cuando se haya pulido aún más para el mercado de consumo. Básicamente es una pantalla muy liviana, como la de una tablet, pero de alta resolución, montada en una especie de antifaz, y que produce dos mitades de la imagen, una para cada ojo, y tiene sensores de posición que hacen que al girar, subir o bajar la cabeza, la imagen virtual acompañe nuestros movimientos con una latencia tan baja que no podemos percibirla. Lo que falta por ahora es que no nos vemos a nosotros mismos, pero ya hay varios experimentos en conjunto con dispositivos como Razer Hydra (ver video debajo), una especie de evolución del controlador de la Wii, que podemos tener en las manos y puede generar parte de nuestra imagen en el mundo real. Y claro, hay otros controladores en marcha del estilo de los guantes virtuales que se imaginaban hace 20 años.

Como mencioné vez pasada hablando de nuevas interfaces, el desafío para nosotros es probar los SDK de estas nuevas herramientas e imaginar nuevos productos o servicios que podemos desarrollar integrándolas.

En resumen, las realidades aumentadas (complemento de nuestro mundo real) y las virtuales (que reemplazan nuestros sentidos con otro mundo) estan para quedarse. Es buen momento para volver a pensar en qué es la realidad, como el Maestro hizo a lo largo de 50 posts en su blog.

Aquí queda el video que muestra Razer Hydra en acción (menos de 3 minutos):